Записи

Раздел «Записи» — это общий календарь компании. Сюда попадают записи из всех источников: созданные вами вручную, сделанные клиентом в боте и через форму записи.

Виды календаря#

Сверху справа — переключатель: День, Неделя, Месяц, Список.

• День — колонка времени, удобно на телефоне и в загруженный день.
• Неделя — общая картина. На компьютере раздел открывается именно так.
• Месяц — планирование и поиск свободных дней.
• Список — записи недели по дням, каждая одной строкой, без сетки. Листается стрелками рядом с датами, как и неделя. С телефона раздел открывается сразу списком: неделя на узком экране слишком тесная.

Стрелки, даты и кнопка Сегодня стоят рядом с заголовком «Записи».

Цвет записи в сетке — это цвет мастера: у каждого сотрудника свой, тот же, что у кружка с его буквой в фильтре. Оказанные записи серые, «Не пришёл» — жёлтые, отменённые — пунктиром и зачёркнутые. Если время записи уже прошло, а отметки нет, в её углу стоит жёлтый восклицательный знак. В шапке каждого дня недели — сколько в нём записей, а справа — на какую сумму.

Если включён перерыв после записи, под каждой предстоящей записью нарисован штрихованный хвост того же цвета с подписью «15 мин» — это время на уборку. Клиенты в боте и форме на него не запишутся, а вы можете поставить запись и туда: нажмите на хвост, как на свободную клетку. У прошедших записей хвоста нет, чтобы не загромождать историю.

Янтарная точка перед именем значит, что запись стоит слишком близко к соседней у того же мастера:

• стоит на перерыве — началась раньше, чем закончился перерыв после предыдущей записи. Хвост предыдущей записи тогда обрезан по ней и окрашен янтарным;
• пересекается с другой записью — записи накладываются друг на друга и стоят в календаре рядом, по половине ширины.

Откройте такую запись: под статусом написано, с кем она пересеклась, и есть кнопка «Сдвинуть на 16:45» — она переносит запись сразу после перерыва, если это время свободно. Клиенту придёт уведомление о переносе, как при любом переносе. В списке перерывы не рисуются, остаётся только точка. При создании или правке записи то же самое написано под временем — сохранить всё равно можно.

Часы, когда не работает никто из мастеров, заштрихованы — так видно, когда студия открывается и закрывается: время остаётся светлым, если работает хотя бы один мастер. Сотрудники, у которых график ещё не заполнен, здесь не учитываются. Если в фильтре выбран один мастер, штриховка показывает его рабочие часы.

Календарь открывается на текущем времени: утренние часы, которые уже прошли, листать не нужно. Выходные, когда никто из мастеров не работает и записей нет, в неделе свёрнуты в узкую полоску «выходной» — на неё всё равно можно нажать и поставить запись.

Если в одно время записано больше трёх человек, в неделе видно двух, а остальные спрятаны под плашкой «+N». Нажмите на неё — откроется список всех записей этого часа.

Фильтры#

Под заголовком — строка фильтров. Она одна на все виды: выбрали что-то в неделе — в списке и месяце будет то же самое.

• Все мастера — нажмите и выберите одного сотрудника. Если мастер в компании один, выбирать не из кого — кнопки нет, а его рабочие часы и перерывы подсвечиваются в сетке сразу.
• Статус — по умолчанию «без отменённых». Внутри галочки «В работе», «Оказана», «Не пришёл» с числом записей за показанный период и переключатель Показывать отменённые: отменённые по умолчанию спрятаны, чтобы не мешали видеть реальную загрузку дня.
• Клиент или @ник — поиск по имени, нику в мессенджере или телефону.
• N ждут отметки — появляется, если у прошедших записей нет отметки. Нажмите — останутся только они, удобно разобрать всё разом.

Мастер и статусы запоминаются на вашем устройстве, а поиск и «ждут отметки» — нет: открыв раздел завтра, вы увидите все записи.

Создать запись#

Кнопка Добавить справа сверху (или клик по свободному месту в сетке). В форме заполняются:

• Услуга — от неё зависят длительность и цена. Если у услуги цена «от» или вилкой, в записи так и будет написано («от 500 ₽»); наведите на цену, чтобы увидеть подсказку, как она считается в отчётах;
• Мастер — кто оказывает; для командных услуг выбирается сразу несколько;
• Дата и время;
• Клиент — необязательно. Без карточки запись оформляется как визит «без клиента»: подойдёт для человека с улицы. Но тогда ему не уйдут напоминания;
• Заметки — что угодно для себя: «принесёт свой лак», «аллергия на …».

Если выбрать групповую услугу, форма подскажет, что на неё записывают в группу, и даст ссылку на раздел Групповые записи: там планируются группы, а участника можно добавить прямо из карточки группы в календаре.

Свободные окна#

Когда клиент звонит и спрашивает «когда можно?», нажмите Свободные окна в шапке раздела, слева от переключателя «День / Неделя / Месяц / Список». Справа откроется панель (на телефоне и узком экране — окно поверх календаря). Повторное нажатие на кнопку панель закрывает.

Заполняйте сверху вниз, как идёт разговор:

1. Услуга. Начните вводить название. Справа над полем появятся длительность и цена — их сразу можно назвать клиенту.
2. Мастер. «Любой» или конкретный сотрудник. Кто эту услугу не делает, серый — на него не нажать.
3. Когда. «Сегодня», «Завтра», «Ближайшие дни» (неделя от сегодня) или «Другая дата» — откроется календарик, точкой отмечены дни, где есть окна. Ниже можно сузить время суток: «Утро» (до 12:00), «День» (12:00–17:00), «Вечер» (после 17:00). Можно выбрать несколько; ничего не выбрано — любое время.

Под фильтрами — ближайшее свободное время и все окна по дням. Окно — это время, с которого услуга целиком помещается в расписание мастера: с учётом рабочих часов, записей, перерывов и выходных. Если включён перерыв после записи, окно не подходит к соседней записи ближе перерыва. При «Любом» мастере цветные точки на времени показывают, у кого оно свободно.

Это те же окна, что видит клиент в боте и форме записи. Разница одна: вы видите и дни дальше, чем открыта онлайн-запись. Такие дни подписаны «вне онлайн-записи» — клиент сам туда записаться не может, а вы можете.

Пока панель открыта, календарь помогает глазами:

• свободное время нарисовано пунктиром цвета мастера («свободно 17:30–20:00») — во всех будущих днях, которые видны в календаре, так что можно листать недели и смотреть окна глазами;
• в шапке дня написано, сколько окон, — или «нет окон», «выходной»;
• фильтр мастеров сверху показывает только тех, кто делает услугу, и рядом чип «Услуга: …» — крестик на нём закрывает панель.

Закрыли панель — календарь возвращается к прежнему виду. Выбранные услуга и мастер запоминаются до перезагрузки страницы.

Записать можно прямо из панели: нажмите на время (или «Записать» у ближайшего). Откроется короткая форма: время и цена, мастер (если на это время свободны несколько — выберите), клиент. Клиента ищите по телефону — хватает двух цифр, — по имени или @нику. Если человека нет в базе, выберите «Новый клиент: …» — карточка создастся вместе с записью, имя потом поправите в разделе «Клиенты». Запись создаётся так же, как через «Добавить», с теми же напоминаниями.

Если пока вы говорили, время успели занять (через бота или другой администратор), панель скажет «Это время только что заняли» и покажет обновлённые окна.

Если под ваши условия окон нет, панель предложит ближайшее время у того же мастера и свободное время у другого мастера с этой услугой.

Если услугу делают несколько мастеров одновременно (например, процедура в четыре руки), окно — это время, когда свободны все они сразу. Панель напишет об этом под названием услуги, а календарь покажет записи всех мастеров этой услуги: у одного время может быть свободно, а у второго — нет.

Кнопка Скопировать окна текстом внизу кладёт в буфер готовое сообщение клиенту — его можно вставить в мессенджер:

Маникюр с покрытием (1 ч 30 мин, 1 500 ₽), мастер Аня. Свободные окна:
Сегодня, чт 22: 17:30, 18:00, 18:30
Завтра, пт 23: 10:00, 10:30, 11:00

Перенести, изменить длительность и отредактировать#

Запись в сетке можно перетащить — на другое время или на другой день. Кабинет переспросит, прежде чем сохранить перенос, и предупредит, если в новом времени у мастера уже что-то стоит.

Чтобы изменить длительность конкретной записи, потяните её за нижний край. Это меняет только эту запись — длительность самой услуги в прайсе остаётся прежней (например, «сегодня стрижка займёт полтора часа вместо часа»).

Всё остальное меняется в карточке записи кнопкой Редактировать: мастер, услуга, клиент, дата, начало и конец, заметки. Сдвигаете начало — конец сдвигается следом, длительность записи сохраняется. Меняете услугу — конец берётся из длительности новой услуги.

Клиент, записавшийся через бота, получит сообщение о переносе автоматически.

Статусы#

Нажмите на запись — откроется её карточка: время, клиент, услуга и цена, мастер, ник клиента в мессенджере и история клиента — сколько раз он был, сколько раз не пришёл, сколько всего оплатил и три последних визита. На большом мониторе карточка стоит справа от календаря, на ноутбуке всплывает рядом с записью, на телефоне выезжает снизу.

Кнопки внизу карточки зависят от того, что с записью сейчас:

• время записи наступило или прошло — Пришёл (визит состоялся, запись станет «Оказана») и Не пришёл. «Оказана» — основа аналитики, запроса оценки и напоминаний о повторной записи, отмечайте её. Неявка пригодится, если человек пропускает систематически: тогда его можно заблокировать;
• визит впереди — Написать клиенту в мессенджер и Редактировать: перенести на другое время, к другому мастеру, поменять услугу или клиента;
• запись уже отмечена — Вернуть в работу и исправление отметки («Оказана» ↔ «Не пришёл»).

Остальное — под кнопкой ⋯. Там же Отменить запись: кабинет переспросит, время освободится, а клиенту, который на связи в боте, уйдёт сообщение об отмене.

В виде Список у прошедшей неотмеченной записи прямо в строке стоят «Пришёл» и «Не пришёл», а сама строка подсвечена. У остальных справа видно состояние: «Идёт сейчас», «подтвердил» (клиент подтвердил визит в боте) или «Оказана». Действия — под ⋯ в конце строки. Красная линия с временем показывает, где в сегодняшнем дне «сейчас».

Вернуть в работу снимает отметку совсем. Отменённую запись можно только вернуть в работу — сервис проверит, не занял ли кто-то это время, пока запись была отменена. Если визит ещё впереди, клиенту в боте придёт сообщение, что он снова записан.

Удаление записи из истории — отдельное действие, оно стирает визит совсем. Обычно вместо удаления лучше «Отменить» или «Не пришёл»: тогда история остаётся.

Отмечать прошедшие записи оказанными#

Если вы не отмечаете каждый визит, включите переключатель «Отмечать прошедшие оказанными» справа в строке фильтров (его видят владелец и администраторы). Тогда запись «в работе», время которой прошло, сама станет «Оказана». Уже прошедшие записи, которые вы не отметили, отмечаются сразу при включении — календарь обновится тут же, поэтому кабинет переспросит перед включением. Дальше каждая запись отмечается вскоре после своего окончания.

Настройка общая для всей компании. Если клиент не пришёл, откройте запись и поменяйте отметку на «Не пришёл». Отмеченные вами вручную записи автоматика не трогает.

Закрыть время для онлайн-записи#

Бывает, что мастер на месте, но принимать клиентов не может: обед, учёба по средам, личные дела днём. Такое время можно закрыть — клиенты не увидят его в боте и в форме записи, а остальной день останется открытым.

Самый быстрый способ — выделить промежуток мышкой: зажмите кнопку на свободном месте сетки и протяните, например, с 12:30 до 15:00. Появится окошко с выбором «Новая запись» / «Закрыть время». На вкладке «Закрыть время» выберите сотрудника (или Все сотрудники — тогда время закроется у всей команды сразу, например на общее собрание), укажите причину и, если нужно, повтор: «Каждый день», «По будням» или «По дням недели». Причину видите только вы и ваша команда — клиент просто не найдёт этих слотов.

Если тянуть мышкой неудобно (или вы с телефона), нажмите замок справа от кнопки «Добавить» — там те же поля плюс дата и часы.

В календаре закрытое время выглядит отдельным блоком с замком и пунктирной рамкой, его не спутать со штриховкой нерабочего времени. Блоки и штриховка видны, когда в фильтре выбран один мастер. Нажмите на блок, чтобы изменить его, удалить или записать клиента поверх: из кабинета это можно, сервис только предупредит. Повторяющийся блок меняется целиком, во все дни повтора.

Администратор закрывает время любому сотруднику или всем сразу, сотрудник — только себе. Закрытое «всем сотрудникам» время — это отдельный блок у каждого, поэтому потом его можно убрать у одного мастера, не трогая остальных. Регулярные перерывы удобнее вести в Расписании, в коррекциях: там они видны списком.

Групповые занятия в календаре#

Группы видны в общей сетке карточкой с числом занятых мест — например «10/12 мест»; прошедшее занятие серое. Открыв её, вы увидите состав и отметите, кто пришёл, а пока в группе есть места — добавите участника: выберите клиента и сколько мест он займёт. Подробнее в статье про групповые записи. Планируются и отменяются группы в отдельном разделе — Групповые записи.

Ограничения#

• Активных записей у одного клиента — по умолчанию не больше пяти одновременно. Ограничение защищает от «набронировал весь месяц и пропал»; выполненные и отменённые визиты в счёт не идут.
• Записей в месяц — зависит от тарифа. Расход считается по созданным записям и не уменьшается от отмен; переносы новых записей не создают. См. Тарифы и лимиты.